Hoe stel ik voorraadbeheer in?

Met Twelve’s voorraadmodule houd je je inkoop en voorraad nauwkeurig bij: van leveranciers tot (emballage)producten, van inventarisatie tot correcties. Hieronder lees je hoe je voorraadbeheer instelt, wat de verschillende onderdelen zijn, en hoe je je voorraad actueel houdt.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer in Twelve geeft je grip op je voorraad. Je ziet precies hoeveel producten je op voorraad hebt, krijgt een melding als je onder het ingestelde minimum komt, en kunt eenvoudig je inkopen en leveringen plannen. Wijkt de werkelijke voorraad af van wat het systeem aangeeft? Dan kun je die eenvoudig corrigeren. Zo houd je altijd overzicht én voorkom je tekorten of overschotten.

Voorraadbeheer instellen

Hieronder de stappen om voorraadbeheer in te richten in je Twelve‑omgeving:

Stap	Wat je doet
Stap 1: Leverancier aanmaken	Ga naar Voorraadbeheer → Leveranciers. Klik op Aanmaken en vul in: naam, e‑mail, ordernummer‑prefix, startnummer voor de orders, of de leverancier actief is, etc.
Stap 2: Emballageproduct aanmaken (optioneel)	Onder Voorraadbeheer → Emballage kun je emballageproducten definiëren. Vul naam, prijs, leverancier, btw‑tarief, etc. Daarna kun je ook de waarde van je emballagevoorraad bekijken.
Stap 3: Inkoopproduct aanmaken	In Voorraadbeheer → Inkoopproduct. Vul in: naam, bestelnummer, leverancier, prijs, btw‑tarief. Kies een basisunit (de eenheid waarin het product gemeten wordt), koppel eventueel aan één of meerdere verkoopproducten en bepaal het minimum aantal dat je op voorraad wilt hebben.
Stap 4: Minimum voorraad instellen	Voor elk inkoopproduct kun je een minimumaantal instellen. Wanneer je voorraad daaronder komt, genereert het systeem een besteladvies.
Stap 5: Startdatum voorraad instellen	Ga naar Klantinstellingen → Instellingen. Daar stel je de voorraad startdatum in: de dag vanaf wanneer het systeem daadwerkelijk voorraden gaat bijhouden. Verkoop‑ en inkooptransacties vóór die datum worden niet automatisch meegeteld in de voorraad.
Stap 6: Huidige voorraad invoeren via correcties	Nadat alles is ingesteld, voer je de werkelijke voorraad in met een zogeheten ‘correctie’. In Voorraadbeheer → Correcties vul je per inkoopproduct in hoeveel stuks je nu hebt, in basisunits. Gebruik ook het opmerkingenveld voor nota’s over afwijkingen.

Extra functionaliteiten & tips

Emballageproducten koppelen: je kunt aangeven hoeveel verpakkingsmateriaal hoort bij een verkoopproduct (bijv. kratten per fles) zodat de emballagevoorraad automatisch meebeweegt.
Activeren/inactiveren: producten of leveranciers kun je actief of inactief maken. Niet‑actieve inkoopproducten kunnen niet besteld worden.
Voorraadmeldingen: boven het minimum → het systeem waarschuwt je in de beheeromgeving.

FAQ

De voorraad klopt niet met het fysieke voorraadniveau
Controleer of je de startdatum goed hebt ingesteld, en voer correcties in als dat nodig is.

Geen besteladvies terwijl je onder minimum voorraad zit
Controleer of het inkoopproduct actief is én of je minimum‑aantal hebt ingevuld.

Emballagewaarde of ‑voorraad niet zichtbaar
 Zorg dat je emballageproducten hebt aangemaakt én gekoppeld aan je leverancier/producten.

Verkoopproducten werken niet goed omdat basisunits niet kloppen
 Pas de basisunits aan in het inkoopproduct. Controleer vanaf welke datum de wijziging geldig moet zijn.