Hoe ruim ik oude of inactieve gebruikers op?

Hoe kan ik gebruikersgegevens opschonen in de beheeromgeving?

Wil je voldoen aan de AVG en onnodige persoonsgegevens verwijderen uit Twelve? Lees dit als je oude gebruikersaccounts wilt verwijderen of anonimiseren om je administratie netjes en AVG-proof te houden. In dit artikel lees je hoe je snel en eenvoudig gebruikersgegevens opschoont.

Waarom zou ik persoonsgegevens opschonen?

Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) mag je persoonsgegevens alleen bewaren als je ze écht nodig hebt.

• Persoonsgegevens bewaren is alleen toegestaan als dit noodzakelijk is voor de realisatie van het doel waarmee zij worden verzameld of verwerkt. Is het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt niet meer aanwezig? Dan dienen deze gegevens verwijderd te worden.

Voorbeeld: je hebt ooit alle adressen van de leden van jouw sportvereniging of organisatie in de beheeromgeving gezet, maar deze worden niet gebruikt voor bijvoorbeeld de verzending van betaalpassen naar de mensen thuis. Hierdoor is er geen doel meer aanwezig om deze persoonsgegevens te bewaren. Deze persoonsgegevens moeten dan worden opgeschoond in je beheeromgeving.

Niet alle persoonsgegevens zijn nodig

• Voor de werking van het systeem zijn niet alle persoonsgegevens nodig. Dit is afhankelijk van de uitbreidingsmogelijkheden die jouw sportvereniging/organisatie heeft. Ga binnen jouw sportvereniging/organisatie na welke persoonsgegevens daadwerkelijk worden gebruikt, wat de reden is dat deze gegevens worden gebruikt en de regelmaat hiervan.
  • Twijfel? Neem dan contact op met Twelve via help@twelve.eu. 

Opschonen van persoonsgegevens

• Om de persoonsgegevens op te schonen, hebben wij een knop toegevoegd op de pagina Gebruikersbeheer > Gebruikers genaamd: ‘Opschonen gebruikersgegevens’. Wanneer je op deze knop drukt, kan je in één keer bepaalde gegevens van de gebruikers opschonen.

Wij hebben een selectie aan persoonsgegevens samengesteld die je kan opschonen: 

• Geslacht
• Debetnummer
• Adres
• Telefoon
• Extra, bijv. Bedrijfsnaam, Functie, Extra veld
• IBAN

Gebruikersgegevens verwijderen

Volg deze stappen om gebruikers veilig op te ruimen:

1. Ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikers.
2. Zoek in de lijst naar gebruikers die je wilt verwijderen.
3. Vink één of meerdere gebruikers aan.
4. Klik onderaan op 'Gebruikers verwijderen'. 
5. Bevestig je keuze in het pop-upvenster.
6. Je kan indien gewenst, ook de rekeningen en passen verwijderen. Twijfel je hier over dan laat je de rekening en pas staan. Dan wordt enkel de gebruiker verwijderd.

📌 FAQ 

Ik zie de knop ‘Verwijderen’ niet.
Controleer of je superuser-rechten hebt. Alleen dan kun je gebruikers verwijderen.

Kan ik een verwijderde gebruiker terughalen?
Nee, verwijderen is definitief. Kies anders voor anonimiseren als je de transactiedata wilt behouden.