Hoe koppel ik een pas aan een gebruiker?

Wil je een pas activeren voor een gebruiker, of een bestaande pas opnieuw koppelen aan iemand anders? Dit artikel legt beide processen uit, met alle aandachtspunten.

Een pas koppelen aan een gebruiker
Een pas hergebruiken/koppelen aan een andere gebruiker
Pas opnieuw koppelen aan een/de rekening

Goed om te weten!

Passen worden altijd door Twelve ingeladen in je eigen beheeromgeving. De passen worden direct aan een rekening gekoppeld. Je hoeft dus alleen de pas en rekening te koppelen aan een gebruiker om deze pas klaar te maken voor gebruik.

Een pas koppelen aan een gebruiker

Hieronder zie je de instructievideo. Onder de video staat het uitgelegd in tekst en met afbeeldingen.

undefined

Log in op de beheeromgeving en ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikers.
Bestaat de gebruiker nog niet, klik dan op 'Gebruiker Toevoegen' en vul de verplichte gegevens in (Loginnaam, wachtwoord, voor en achternaam, e-mail). Klik op 'Opslaan en pas koppelen'.
Zoek naar het pasnummer dat je wilt koppelen.
Selecteer de pas — het bijbehorende rekeningnummer wordt automatisch getoond en klik op 'Opslaan'.
De pas is nu gekoppeld aan de gebruiker én de rekening — hij is klaar voor gebruik.
Vergeet niet de kassa af-en aan te melden, zodat de pas beschikbaar wordt op de kassa.

⚠️ Let op: indien deze functie niet (meer) zichtbaar is controleer dan of de AVG/GDPR is goedgekeurd in je beheeromgeving.

Een pas hergebruiken/koppelen aan een andere gebruiker

Gebruik je anonieme passen (zonder naamgebruiker)? Dan kun je die opnieuw inzetten voor een andere gebruiker. Volg deze procedure:

Log in op de beheeromgeving en ga naar Rekeningen & passen > Passen.
Zoek de pas die je wilt hergebruiken.
Ontkoppel de pas van de oude gebruiker en/of e-maillogin (als deze gekoppeld is). Klik daarna op 'Opslaan'.
Ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikers.
Voeg de nieuwe gebruiker toe (als deze nog niet bestaat). Klik op 'Opslaan en pas koppelen'. Typ het pasnummer dat je wilt koppelen.
Vink aan: 'Ik wil de rekening van de pas nu aanpassen', zodat na opslaan de pas en de gebruiker een nieuwe rekening toegewezen krijgen vanuit ons systeem.
Maak indien nodig een nieuwe rekening aan om de pas aan te koppelen. Klik op 'Opslaan'. Tip: gebruik het jaartal van het aanmaken van de rekening met het pasnummer erachter.
De pas is nu gekoppeld aan de nieuwe gebruiker en rekening. Je kunt daarna desgewenst de nieuwe rekening bewerken (instellen van korting, limieten etc.).

ℹ️ Toelichting: Bij het hergebruik van passen is het belangrijk dat je de oude koppelingen verwijdert voordat je de pas opnieuw toewijst.

Deze methode is vooral bedoeld voor anonieme passen — passen die niet relevant zijn gebonden aan persoonlijke gebruikersdata.

Pas opnieuw koppelen aan een/de rekening

Hieronder wordt uitgelegd hoe je een bestaande pas aan een bestaande rekening kan koppelen. Het kan voorkomen dat je een pas van de rekening hebt verwijderd.

Log in in de beheeromgeving en ga naar Rekeningen & passen > Rekeningen.
Zoek vervolgens de rekening op en druk op het bewerkpotloodje om de rekening in te gaan.
Scrol naar beneden en kies voor 'Extra pas aan de rekening koppelen'.
Geef vervolgens het juiste pasnummer in.
e ziet vervolgens dat het pasnummer is gekoppeld. Druk nogmaals op 'Opslaan'.
Vergeet niet de kassa af-en aan te melden om de gewijzigde gegevens op te halen.

⚠️ Let op: als de gebruiker nog gekoppeld staat aan de pas, selecteer dan de bovenste optie 'Met eigenaar' en klik het juiste pasnummer aan en druk op 'Opslaan'.

📌 FAQ

Zie je de functie 'Pas koppelen' niet?
Controleer of de AVG/GDPR-toestemming is goedgekeurd in je beheeromgeving.

Krijg je een foutmelding 'Onbekende pas' op de kassa?
Zorg dat de pas, gebruiker en rekening correct gekoppeld zijn en meld de kassa opnieuw af-en aan.

Geen verandering zichtbaar?
Vergeet niet die kassa af en weer aan te melden nadat je wijzigingen hebt doorgevoerd, zodat de nieuwe koppelingen worden opgehaald.