Hoe importeer ik KNLTB-leden en activeer ik magneetstrippassen?

Je kan de KNLTB-passen, die uitgegeven worden door de Tennisbond, activeren in de beheeromgeving van Twelve, zodat deze passen gebruikt kunnen worden als betaalpas op jouw vereniging. Dit zijn de zogeheten magneetstrippassen. Door een KNLTB-import te doen, worden direct alle leden en nieuwe leden in het systeem gezet en worden de passen geactiveerd.

📋Stappenplan

1. Exporteer je ledenbestand

Voordat je de KNLTB-import kan doen, heb je eerst een ledenbestand nodig. Hiervoor dien je een ledenexport te doen. Tennisverenigingen maken gebruik van twee ledenadministratiesystemen, namelijk KNLTB.Club en All United.

Heb je de juiste ledenexport van je vereniging? Dan kan je dit ledenbestand gaan importeren. Volg hieronder stap voor de stap de uitgeschreven instructies. 

KNLTB.Club

Het ledenbestand van de KNLTB.club is anders dan het ledenbestand van All United. In onze beheeromgeving is het mogelijk om zowel de bestanden van All United als KNLTB.club te importeren. De stappen die je hiervoor moet volgen staan hieronder beschreven.

• Klik hier voor het openen van een voorbeeldbestand van de ledenexport via KNLTB.Club.

Volg onderstaande stappen om het juiste bestand te downloaden uit KNLTB.Club:

1. Log in op KNLTB.Club.

2. Ga via Personen > Clubleden naar de ledenlijst in het hoofdmenu bovenaan.

3. Hier is het mogelijk om leden te selecteren. Je kan alle leden selecteren of een selectie maken op basis van bijvoorbeeld leeftijd, rollen of abonnementen.

4. Wanneer je tevreden bent met de gemaakte selectie vind je meteen boven de eerste naam van je selectie de knop ‘exporteer’. Wanneer je hierop drukt, zal er automatisch een .csv bestand worden gedownload van de gemaakte selectie.

All United

1. Vraag je ledenlijst op via All United.
2. Zet het bestand in het juiste format, klik hier. 

2. Import ledenbestand

1. Ga naar de beheeromgeving van Twelve.

2. Open het tabblad Gebruikersbeheer > Gebruikers en klik onderaan op de functie: KNLTB Import.

3. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm in beeld. Kies het juiste bestand van je computer door op 'Bestand kiezen' te klikken.

   

   1. Optie: 'Bij bestaande en nieuwe gebruikers'
      1. Voor bestaande gebruikers worden alleen nieuwe passen aangemaakt als het jaar van uitgifte van de passen is veranderd. Indien deze is veranderd, worden de nieuwe passen aan bestaande rekeningen gekoppeld en blijft het saldo dus behouden.
   2. Optie: 'Alleen bij nieuwe gebruikers'
      1. Sinds 2019 geeft de KNLTB meerjarenpassen uit. Dat houdt in dat de 2022 KNLTB-pas 2 jaar geldig is. Deze hoef je dus pas in 2024 opnieuw toe te voegen. Zijn er in 2021 nieuwe tennisleden bij gekomen, dan kan je voor 2021 nieuwe gebruikers inladen. 
         
         
4. Klik op 'Verder'.
5. De gegevens van de leden worden weergegeven.
   1. Je ziet direct onder het kopje 'nieuw?' welke leden nieuw zijn en welke al in het gebruikersbeheer staan (bestaande KNLTB-leden). 
      
   2. De nieuwe leden worden met een groen vinkje aangeduid en de bestaande leden met een rood kruisje. 

1. Krijg je de volgende foutmelding: Warning there’s an older token that has no associated account.

   1. De rekening en pas zijn niet correct aan elkaar gekoppeld. Je kan hiervoor contact opnemen via help@twelve.eu. Geef aan welk bondsnummer de foutmelding krijgt, dan kunnen wij dit probleem oplossen.

2. Klik vervolgens op 'Gebruikers synchroniseren en bij alle gebruikers bijbehorende rekeningen en passen toevoegen.

3. Klik vervolgens op 'OK'. De KNLTB-import is voltooid. Je ziet de nieuwe leden nu ook in het gebruikersoverzicht terugkomen.

3. Inloggegevens versturen naar de nieuwe leden

Vervolgens kan je nieuwe leden een uitnodiging sturen om zelf te inloggen in Mijn KNIP Online of de KNIP app.

• Klik hier voor de instructie.

Aanvullende informatie

Sinds 2019 geeft de KNLTB meerjarenpassen uit. Dat houdt in dat de 2022 KNLTB-pas 2 jaar geldig is. Deze hoef je dus pas in 2024 opnieuw toe te voegen. Zijn er in 2021 nieuwe tennisleden bij gekomen, dan kan je voor 2021 nieuwe gebruikers inladen. 

De passen zijn twee jaar geldig, je kan van onderstaande regels uitgaan:

• 2020 - 2022
• 2021 - 2023
• 2022 - 2024
• 2024 - 2026

Je gebruikt daarom in de meeste gevallen enkel de KNLTB-import functie voor alleen 'Nieuwe gebruikers'.

Tip: Door corona zijn er mogelijk veel leden met een 2021 pas die nog niet in het systeem zijn geüpload. Het is dan raadzaam nogmaals een KNLTB-import te doen voor de bestaande leden.

Fysieke magneetstrippassen

Krijgt jouw vereniging nog nieuwe passen van de bond? Voer dan een nieuwe KNLTB-import door met het jaartal van uitgifte. In onderstaande voorbeeld 2026. 

📌 FAQ

Ik zie de knop KNLTB-import niet?
Controleer of de AVG-overeenkomst is goedgekeurd. Zie je de knop daarna nog steeds niet? Mail dan naar help@twelve.eu.

Ik krijg een foutmelding bij het uploaden.
Waarschijnlijk kloppen de kolomkoppen niet of ontbreekt het bondsnummer. Zet je gegevens over in het voorbeeldbestand van Twelve.

Ik krijg de melding “Warning there’s an older token that has no associated account”.
Dan zijn een pas en een rekening niet goed gekoppeld. Mail naar help@twelve.eu en vermeld het bondsnummer waarbij de foutmelding verschijnt.

Bestaande leden met een nieuwe pas kunnen niet betalen.
Controleer of je het juiste jaar van uitgifte hebt gekozen en doe de KNLTB-import opnieuw voor bestaande leden. Lukt het dan nog niet? Neem contact op via help@twelve.eu.