Hoe bestel ik producten voor mijn voorraad en voer ik bestellingen

In Twelve kun je via de voorraadmodule je producten bestellen bij leveranciers én de bestellingen verwerken zodra de levering binnen is. Dit artikel legt beide processen uit zodat je voorraad op peil blijft en je administratie klopt.

Producten bestellen / voorraad aanvullen

Als je voorraad onder het ingestelde minimum komt, geeft het systeem automatisch een besteladvies. Je kunt dan:

1. Inloggen op de beheeromgeving en naar Voorraadbeheer → Voorraad gaan.

2. Kies de optie Nieuwe bestellijst. Hierdoor wordt je doorgeleid naar de pagina Inkoop.

3. Op de inkooppagina zie je het advies; je kunt hier bepalen of je het advies gebruikt of uitzet via “Besteladvies niet tonen”.

4. Vul bij elk inkoopproduct het gewenste aantal in om je voorraad weer boven het minimum te krijgen.

5. Bevestig de bestelling.

Bestelling uitvoeren

Zodra je bestelling geleverd is, moet je deze uitvoeren om de voorraad up-to-date te maken. Je doet dat zo:

1. Ga in je beheeromgeving naar Voorraadbeheer → Voorraad > kies Nieuwe bestellijst, je komt dan automatisch uit bij Inkoop.

2. Controleer of je besteladvies al dan niet actief is, pas aantallen aan, en eventueel opmerkingen bovenin het formulier toevoegen.

3. Klik op Bevestigen om door te gaan.

4. In het scherm Inkooptransacties kun je de bestelling controleren. Hier kun je kortingen invoeren of extra opmerkingen (bijv. gewenste levertijd).

5. Als je leveranciers met e-mailadressen hebt ingesteld, kun je de bestelling direct per e-mail naar de leverancier sturen. Is dit niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat er meerdere leveranciers zonder e-mail zijn in één bestelling, splits het dan per leverancier. Je kunt de bestellijst ook exporteren naar Excel.

6. Zodra de goederen geleverd zijn, ga je naar Voorraadbeheer → Bestellingen, zoek je de betreffende bestelling op, klik je op ‘bewerken’ (potloodje) en geef je aan welke producten ontvangen zijn. Je kunt de status van de bestelling aanpassen naar: Geannuleerd, Aangemaakt, Bevestigd of Incompleet.

7. Voer de ontvangen aantallen in bij de kolom ontvangen. Als er emballageproducten zijn, kun je ook invullen hoeveel emballage er geleverd of retour genomen zijn.

8. Tot slot sla je de bestelling op; de voorraad wordt nu verhoogd met de ontvangen aantallen.

FAQ

Zie je geen besteladvies terwijl je voorraad onder het minimum zit?
Controleer of het minimum aantal voor het inkoopproduct juist is ingesteld.

Kun je een bestelling niet e-mailen aan de leverancier?
Dat is mogelijk wanneer de leverancier geen e-mailadres heeft in je instellingen of wanneer meerdere leveranciers in één bestelling zitten.

Wat doe je als niet alles geleverd is?
Pas in Bestellingen > Bewerk de kolom ontvangen aan; je kunt de bestelling instellen als incompleet.

Hoe verhoog je de voorraad nadat een order is binnengekomen?
Via het scherm Bestellingen, status bewerken, aantallen ontvangen invullen en opslaan.