In dit artikel wordt uitgelegd hoe je virtuele terminals instelt. Wat virtuele instellingsgroepen zijn en hoe ze werken. Daarnaast wordt er uitgelegd hoe je de rapportages inzichtelijk maakt door gebruik te maken van virtuele rapportagegroepen.
- Virtuele terminals
- Virtuele terminal selecteren om te gebruiken
- Creëren van virtuele instellingsgroepen (VIG’s)
- Bestaande virtuele instellingsgroepen aanpassen
- Virtuele terminals aanmaken (per stuk en/of per batch)
- Instellingen van de virtuele terminal
- Virtuele rapportagegroepen aanmaken en indelen
Virtuele terminals
Een virtuele terminal is eigenlijk een virtuele versie van een kassa. Hiermee bedoelen we dat je alle instellingen (zoals de productindeling en betaalmethodes) apart kan instellen, zonder dat je hier een extra fysieke kassa voor nodig hebt. Deze instellingen kan je vervolgens inladen en (tijdelijk) gebruiken op een van je fysieke kassa's.
Wanneer heb je een virtuele terminal nodig?
Deze module hebben we apart ontwikkeld voor klanten die met meerdere terminals willen werken, die op verschillende momenten in een andere weergave (virtueel) gekoppeld moeten worden. Denk aan een evenementenlocatie, die op verschillende plekken een andere kassa nodig heeft. Of aan een organisatie die meerdere locaties heeft door heel Nederland en in 1 account (beheeromgeving) werkt.
Let op! Voordat je deze module kan gebruiken, dienen wij deze te activeren. Vraag dit dan ook aan via help@twelve.eu.
Virtuele terminal selecteren om te gebruiken
Bij 'Virtuele terminals zoekfunctie' kan je kiezen voor twee opties. Je kunt ervoor kiezen om op de kassa een virtuele terminal uit een lijst ('list') te selecteren. Je kun er ook voor kiezen om dit te doen door middel van een 4-cijferige code ('numpad'). Het voordeel van de 'list' methode is dat iedereen gemakkelijk de gewenste terminal uit een lijst kan selecteren op de kassa.
Als de 'numpad' methode gekozen wordt dan kan de virtuele terminal alleen gekozen worden door de gekoppelde 4-cijferige code. Hierdoor kan niet iedereen zomaar de virtuele terminal wisselen. Bedenk van te voren goed hoe je dit wilt gebruiken.
Creëren van virtuele instellingsgroepen (VIG’s)
Virtuele instellingsgroepen worden gebruikt om de terminals te groeperen. Je kunt virtuele instellingsgroepen aanmaken bij Klantinstellingen > Virtuele instellingsgroepen.
Stap 1. Kies voor 'Instellingsgroep toevoegen'.
Stap 2. Geef de naam in.
Stap 3. Vul alle betaalinstellingen in.
Stap 4. Kies de gewenste terminal instellingen.
Stap 5. Stel de hardware in (bijvoorbeeld pinkoppeling en aansturing van de bonnenprinters). Vergeet vervolgens niet onderaan de pagina op 'Opslaan' te klikken.
Let op: Je kunt voor een bepaalde groep kassa’s afwijken van de standaard instellingen in de module. De instellingen in een VIG overschrijven de basisinstellingen van de modules.
Bestaande virtuele instellingsgroepen aanpassen
Om de instellingen te bewerken klik je links naast de virtuele instellingsgroep op het potloodje. Zo kun je in een virtuele instellingsgroep bijvoorbeeld selecteren welke productcategorieën er getoond moeten worden op de kassa’s van die groep. Ook kan het 'Default scherm' worden gekozen, dit is het scherm waarop de kassa terugvalt na elke transactie.
Virtuele terminals aanmaken (per stuk en/of per batch)
Virtuele terminals kunnen via de beheeromgeving één voor één worden toegevoegd. Indien je meerdere virtuele terminals wilt toevoegen dan kan Twelve dat via Excel voor je inladen. Ga in de beheeromgeving naar Klantinstellingen > Virtuele Terminals. Vervolgens kun je hier kiezen om de terminal handmatig toe te voegen of te importeren vanuit Excel.
Stap 1. Kies voor 'Terminal handmatig toevoegen'.
Stap 2. Vul de Basisinstellingen in:
- De naam van de virtuele terminal.
- Bijbehorende aanmeldcode (zelf te bedenken). Dit is de aanmeldcode die gebruikt wordt als de 'Numpad' aanmeldmethode geselecteerd wordt.
- Selecteer een concessiehouder, als dit van toepassing is.
- Selecteer de 'Virtuele instellingsgroep' waar de virtuele terminal aan toebehoort.
Stap 3. Klik op 'Opslaan'. Je hebt nu handmatig een virtuele terminal aangemaakt.
Indien je dit via Excel wilt doen lever dan de volgende gegevens aan:
- ID
- Virtuele terminal
- Aanmeldcode
- Virtuele instellingsgroep (deze moet van te voren zijn aangemaakt bij virtuele instellingsgroepen).
- Kiosk
- Reservering (R) /Normaal (N)
- Laatst gebruikt op terminal
Instellingen van de virtuele terminal
Als je wilt dat 1 specifieke kassa (VT) andere instellingen heeft dan de hele virtuele instellingsgroep (VIG), dan kun je de instellingen in 1 VT aanpassen. Dit kan nuttig zijn als je bijvoorbeeld op 1 kassa retour wilt pinnen, maar op de rest niet.
Ga hiervoor naar Klantinstellingen > Virtuele terminals, en klik op het bewerkpotloodje naast de VT waarvan je de instellingen wilt veranderen.
Zoals eerder vermeld overschrijven de instellingen in een VIG de instellingen in de modules. De instellingen in de VT overschrijven weer de instellingen in de VIG.
Virtuele rapportagegroepen aanmaken en indelen
Om de rapportages inzichtelijker te maken moeten de virtuele terminals onderverdeeld worden in rapportage groepen. Ga naar Klantinstellingen > Virtuele rapportagegroepen. Hier kun je een rapportagegroep toevoegen.
Bij virtuele rapportagegroepen kan je de virtuele terminals zelf indelen binnen een rapportagegroep of groepen. Zodra je deze groep(en) hebt aangemaakt kan je dit gebruiken als standaard filter binnen de rapportage. Je kan de virtuele terminals in elke groep opnieuw indelen. Binnen de rapportagefilters kan je ook meerdere (sub)groepen en/of virtuele terminals combineren.
Hieronder lees je hoe de virtuele rapportagegroep(en) kan aanmaken.
Stap 1. Kies voor 'Toevoegen'.
Stap 2. Geef de naam in voor de rapportagegroep en klik op 'Opslaan'.
Stap 3. Aan de rechterkant kun je via het tandwiel icoon de naam van de map wijzigen en mappen toevoegen of verwijderen. Je kunt ook mappen in mappen plaatsen.
Stap 4. Als alle mappen aangemaakt zijn kun je de terminals naar de juiste rapportage mappen slepen. Dit kun je doen door de terminals te selecteren uit de lijst van de terminals die nog niet zijn ingedeeld. Sleep deze naar de juiste map.
Stap 5. Kies vervolgens bij het keuzemenu 'Zichtbaarheid' wie deze rapportagegroep mag gebruiken.
Stap 6. Druk op 'Opslaan'.
Als de groep(en) zijn aangemaakt dan kan je deze gebruiken binnen de rapportage. Bij de meest rapportage zie je deze staan 'Virtuele terminalrapportage' maar het kan ook zijn dat je op eerst op 'Meer zoekopties' moet drukken.
De gewenste (sub)groep of terminal kan hier geselecteerd worden. Je ziet aan blauwe kleur wel (sub)groep of terminal je geselecteerd hebt. Wil je meerdere (sub)groepen of terminals tonen gebruik dan de Ctrl + linkermuisknop om een selectie uit te breiden of te beperken met 1 element tegelijk. Gebruik de Shift + linkermuisknop om een selectie uit te breiden met een reeks van elementen. Op deze manier kan je een selectie kleiner of ongedaan maken. Er is wel een beperking: je kan alleen informatie van hetzelfde type combineren.