Je kan de KNLTB-passen, die uitgegeven worden door de Tennisbond, activeren in de beheeromgeving van Twelve, zodat deze passen gebruikt kunnen worden als betaalpas op jouw vereniging. Dit zijn de zogeheten magneetstrippassen. Door een KNLTB-import te doen, worden direct alle leden en nieuwe leden in het systeem gezet en worden de passen geactiveerd. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kan doen.
Let op! Je kan alleen op je eigen vereniging deze KNLTB-pas gebruiken, wij werken namelijk met een gesloten betaalsysteem.
Belangrijk!
Sinds 2019 geeft de KNLTB meerjarenpassen uit. Dat houdt in dat de 2022 KNLTB-pas 2 jaar geldig is. Deze hoef je dus pas in 2024 opnieuw toe te voegen. Zijn er in 2021 nieuwe tennisleden bij gekomen, dan kan je voor 2021 nieuwe gebruikers inladen. Zie ook stap 3.
De passen zijn twee jaar geldig, je kan van onderstaande regels uitgaan:
- 2020 - 2022
- 2021 - 2023
- 2022 - 2024
Vandaar dat je alleen een upload voor nieuwe gebruikers hoeft te doen.
Uitzondering:
Door corona zijn er mogelijk veel leden met een 2021 pas die nog niet in het systeem zijn geüpload. Het is dan raadzaam nogmaals een import te doen voor de bestaande leden waarbij je het jaartal van 2021 (dit staat standaard ingesteld in ons systeem) wijzigt naar 2021:
Werkt dit nog steeds niet? Neem dan contact met ons op.
Ledenexport
Voordat je de KNLTB-import kan doen, heb je eerst een ledenbestand nodig. Hiervoor dien je een ledenexport te doen. Tennisverenigingen maken gebruik van twee ledenadministratiesystemen, namelijk KNLTB.Club en All United. Klik hieronder op het ledenadministratiesysteem van jouw vereniging om te kijken hoe de ledenexport eruit moet komen te zien:
Import ledenbestand
Heb je de juiste ledenexport van je vereniging? Dan kan je dit ledenbestand gaan importeren. Bekijk hier de instructievideo hoe je dit doet. Wil je liever de uitgeschreven stappen volgen? Die vind je onder het filmpje!
Hoe doe je dit?
Om gebruik te kunnen maken van de KNLTB-importfunctie dien je eerst de GDPR-overeenkomst te lezen en goed te keuren. Pas daarna wordt de importknop zichtbaar. Klik hier voor meer informatie.
Stap 1. Download via de website van KNLTB.Club de ledenlijst en sla deze op als .csv-bestand. Deze hoeft niet meer omgezet te worden naar een Excelbestand. Maak je nog gebruik van MijnKNLTB dan sla je de ledenlijst wel op als Excelbestand. Maak je gebruik van een ander ledenadministratieprogramma? Dan kan je ook een Excelbestand maken die geschikt is voor de import. Klik hier om te lezen hoe je dit doet.
Stap 2. Open het tabblad Gebruikersbeheer > Gebruikers en klik onderaan op de functie: KNLTB Import:
. Is deze knop niet zichtbaar neem dan contact op met onze helpdesk via help@twelve.eu.
Stap 3. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm in beeld. Kies het juiste bestand van je computer door op 'Bestand kiezen' te klikken.
Let op! Voor bestaande gebruikers worden alleen nieuwe passen aangemaakt als het jaar van uitgifte van de passen is veranderd. Als deze is veranderd, worden de nieuwe passen aan bestaande rekeningen gekoppeld en blijft het saldo dus behouden.
Let op! Sinds 2019 geeft de KNLTB meerjarenpassen uit. Dat houdt in dat de 2022 KNLTB-pas 2 jaar geldig is. Deze hoef je dus pas in 2024 opnieuw toe te voegen. Zijn er in 2021 nieuwe tennisleden bij gekomen, dan kan je voor 2021 nieuwe gebruikers inladen. Kies dan voor de optie: 'Alleen bij nieuwe gebruikers'.
Stap 4. Klik op
Krijg je een foutmelding? Neem dan contact op met Twelve. Vermoedelijk ontbreekt de juiste header structuur of als het bestand is aangepast mist het bondsnummer.
Je kan via dit artikel het juiste bestand downloaden en al je gegevens overzetten in het Excel bestand met de juiste headers. Ga vervolgens terug naar stap 2.
Kom je er niet uit? Mail dan naar help@twelve.eu.
Stap 5. Nu worden de gegevens van de leden weergegeven. Meteen is te zien onder het kopje 'nieuw?' welke leden nieuw zijn en welke al in het gebruikersbeheer staan (bestaande KNLTB leden).
De nieuwe leden worden met een groen vinkje aangeduid en de bestaande leden met een rood kruisje.
Krijg je de volgende foutmelding: Warning there’s an older token that has no associated account. Dan zijn een rekening en een pas niet correct aan elkaar gekoppeld. Je kan hiervoor contact opnemen via help@twelve.eu. Geef aan welk bondsnummer de foutmelding krijgt, dan kunnen wij dit probleem oplossen.
Deze bestaande gebruikers behouden dus hun bestaande rekening. Bijvoorbeeld je bent in 2016 lid geworden dan start jouw rekeningnummer met 2016. De KNLTB-pas wordt automatisch aan deze bestaande rekening gekoppeld. De nieuwe KNLTB leden krijgen een rekeningnummer wat start met het huidige jaartal bijvoorbeeld 2020.
Stap 6. Klik nu op:
En klik wanneer de melding verschijnt op 'OK'. De import is voltooid. Je ziet de nieuwe leden nu ook in het gebruikersoverzicht terugkomen.
Inloggegevens versturen naar de nieuwe leden
Vergeet niet alle leden de inloggegevens te versturen. Klik hier hoe je dat moet doen.