Komt er een bestuurswissel aan op jouw vereniging, en wil je het stokje goed doorgeven? Of heb je een nieuwe functie op de club overgenomen, maar eigenlijk geen idee hoe jullie Twelve betaaloplossing in elkaar zit? Geen probleem! Hieronder leggen we je uit wat de belangrijkste punten zijn om na te lopen. 

Overdragen verantwoordelijkheden

Als een zittend bestuurder aftreedt en een nieuw bestuur aantreedt, is het raadzaam om samen een moment in te plannen om belangrijke zaken door te nemen. Zo ook de zaken rondom het betaalsysteem. 

Voor de Twelve systemen raden wij aan de volgende stappen te ondernemen: 

Stap 1. Geef de nieuwe contactpersonen schriftelijk door aan Twelve. Wij worden niet automatisch op de hoogte gebracht van een wijziging van contactpersoon voor de club. In dat geval is het van belang dat je een mail stuurt naar help@twelve.eu. We vragen je hierin de organisatienaam, oude en nieuwe contactgegevens van het bestuur(slid), en de ingangsdatum te vermelden. 

Stap 2. Neem samen de beheeromgeving (admin.twelve.eu) door. Dit is een van de belangrijkste portals, waarin alles omtrent je betaalsysteem kan vinden en instellen. De volgende pagina's zijn hierin het belangrijkst:

• Rapportage
• Gebruikersbeheer
• Productbeheer
• Voorraadbeheer (indien je deze module hebt)
• Klantinstellingen

Nu geen tijd om dit helemaal door te nemen? Wij hebben ook een video gemaakt, waarin we de beheeromgeving nog eens kort uitleggen. Zie hiervoor: Beheeromgeving - Instructievideo.

Stap 3. Zorg dat het nieuwe bestuur(slid) in de beheeromgeving de juiste rechten heeft. Als bestuurder moet je natuurlijk de gegevens van de club in kunnen zien. Wanneer de functie door iemand anders bekleed gaat worden, is het daarom belangrijk om het nieuwe bestuurslid hier ook de juiste rechten voor te geven.

Stap 3a. Controleer hiervoor eerst dat het nieuwe bestuurslid als gebruiker in het systeem staat. Is dat nog niet het geval, maak dan een nieuwe gebruiker aan.

Stap 3b. Daarna zorg je dat deze gebruiker superuserrechten krijgt (volg hiervoor het artikel: beheerrechten wijzigen). Meer informatie over de verschillende beheerrechten in de beheeromgeving vind je in dit artikel. 

Tip! Maak/wijzig de nieuwe gebruikers samen met de nieuwe bestuursleden. Zo weten zij meteen hoe dit moet. 

Stap 4. Stel samen meteen ook de benodigde autorisatiecodes in als jullie hier op de club mee werken. Meer informatie over autorisatiecodes en het instellen hiervan vind je in dit artikel.​

Tips!

• Natuurlijk staan wij klaar om jullie te helpen bij de wissel. Heb je vragen, of weet je niet zeker hoe je iets moet instellen, neem dan contact met ons op! 
• We hebben op deze online helpdesk al veel informatie verzameld, waar je altijd terug kan vinden hoe iets werkt. Ook stuur je vanuit de helpdesk eenvoudig een e-mailbericht als je toch nog vragen hebt. Dit noemen we ook wel een ticket of verzoek, en deze zie je in je helpdesk-account overzichtelijk terug!