Om de Qonline-omgeving van jouw organisatie goed voor je in te kunnen richten, hebben wij twee documenten opgesteld. We vragen je deze volledig in te vullen en op te sturen naar: servicedesk@twelve.eu. Het gaat om de volgende documenten, ook terug te vinden in de bijlagen onderaan dit artikel: Q_Invul.xls en Lay-out QL Touch.xls. Lees hieronder de beschrijving van de verschillende elementen: 

Q_Invul.xls

In dit bestand kun je de volgende zaken opgeven: 

• Hoofdgroepen, Subgroepen en Btw-groepen
• Artikelen (producten)
• Debiteuren
• Kassiers
• Betaalwijzen

Deze vijf rubrieken vind je onderaan het Excel-document in de tabbladen. Steeds is het eerste tabblad van de rubriek een voorbeeldinvulling, zodat je duidelijk kan zien hoe het ingevuld dient te worden. In het tweede tabblad van dezelfde kleur dien je jouw informatie in te vullen. 

Hoofdgroepen, Subgroepen en Btw-groepen

In deze rubriek verzamelen je alle artikelen in groepen, zodat je deze later bij de omzetrapportage eenvoudig kan uitsplitsen. Zo maak je bijvoorbeeld de groepen 'Entree', 'Horeca' en 'Winkel'. Aan deze hoofdgroepen, koppel je dan subgroepen, die de hoofdgroep verder verdeelt. Het is verplicht minimaal 1 hoofdgroep aan te maken.

Met ‘subgroepen’ maak je een andere verdeling van uw artikelen, die los staat van de indeling in hoofdgroepen. In je rapportage kan je dan snel onderscheid tussen de twee maken. Als van een dergelijke extra verdeling geen sprake is, dan volstaat één subgroep met als omschrijving ‘n.v.t.’. Deze subgroep wordt dan aan elk artikel gekoppeld. De kolom subgroep is niet verplicht.

De groep ‘Btw-groepen’ zijn de wettelijk vastgestelde BTW hoog, laag en nul. Deze kunnen niet veranderd worden. 

Artikelen (producten)

Hier vul je per artikel een regel in. Op deze manier kunnen wij snel alle producten in de beheeromgeving inladen. Let op! Een aantal velden zijn verplicht, deze staan hieronder aangegeven met een *. 

• Nummer*: elk artikel dient een artikelnummer te hebben. Dat nummer moet numeriek zijn, mag geen 0 (nul) zijn en een nummer mag slechts eenmaal worden gebruikt. Een artikelnummer is maximaal 9 posities lang. Wij adviseren een reeks van 5 of 6 cijfers, waarbij het eerste cijfer de hoofdgroep aangeeft. 
• Omschrijving*: deze product omschrijving verschijnt in overzichten, op de kassabon en op het toetsenbord van de kassa. 
• Prijs 1*: de (standaard) verkoopprijs.
• Prijs 2 t/m 5: deze hoef je alleen in te vullen als je met verschillende prijsniveaus gaat werken (bijvoorbeeld: commerciële prijs, prijs met korting, e.d.). Dan graag ook een toelichting bijvoegen van het gewenste gebruik, dan kunnen we dit goed doorvoeren. 
• Inkoopprijs: hier kun je de inkoopprijs invoeren. Dit is niet verplicht, maar wellicht handig voor je rapportages en inzicht.
• Hoofdgroep*: hier vul je het nummer in dat verwijst naar de indeling van de hoofdgroepen, die je in de vorige rubriek hebt gemaakt. Het product wordt dan aan die hoofdgroep gekoppeld. 
• Subgroep: hier vul je het nummer in dat verwijst naar de indeling van de subgroepen, die je in de vorige rubriek hebt gemaakt. Het product wordt dan aan die subgroep gekoppeld. 
• Btw-groep*: hier vul je het nummer in dat verwijst naar de indeling van de vaste btw-groepen. 
• Barcode: hier kun je de barcode van het artikel opgeven, zodat het artikel met behulp van de barcodescanner kan worden geregistreerd aan de kassa. Barcodes kunnen ook later nog (handmatig!) in het systeem worden toegevoegd.

Debiteuren

Als je op de kassa zaken ‘op rekening’ van een debiteur wil kunnen boeken, dan kan je die op het tabblad 'Debiteuren' invullen. Het opgeven van een debiteurennummer en -omschrijving is dan verplicht, de overige velden zijn optioneel.

Kassiers

Aan de kassa kun je medewerkers laten inloggen met een kassiercode. Om dit in te stellen, vul je op het tabblad 'Kassiers' het nummer, de naam en een pincode voor de medewerkers in. Per kassier kun je aangeven welke autorisatie deze heeft. 

Betaalwijzen

Geef op het tabblad 'Betaalwijzen' de betaalwijzen op die gebruikt gaan worden, dat kan door middel van het selecteren ja/nee, en het andere antwoord weg te halen. In het voorbeeldtabblad vind je een uitleg van de verschillende betaalwijzen. 

Lay-out QL Touch.xls

In dit bestand kun je de gewenste lay-out van de QL-kassa opgeven. Het betreft hier de standaard lay-out voor een bemande kassa, dat wil zeggen: 7 tabbladen met elk 40 toetsen (10 breed, 4 hoog).

Je kunt per tabblad de gewenste omschrijving opgeven (b.v. 'Hardlopers', ‘Maaltijden’, etc.). De indeling van de toetsen is geheel vrij. Het is dus niet zo dat alle artikelen uit een bepaalde hoofdgroep bij elkaar moeten staan. Op het zevende tabblad hebben wij alvast de helft van de toetsen geblokkeerd voor functietoetsen zoals 'Retour' en 'Herstel'.  

In elk vakje dien je het artikelnummer in te vullen dat correspondeert met het artikelnummer uit q_invul.xls (dus geen omschrijving o.i.d.).