Het implementatietraject van de betaalpas gebeurt in twee fasen:

• De eerste uitgave
• Onderhoudsfase

Fase 1: De eerste uitgave

1A/1B. Je wilt beginnen met betaalpassen? Allereerst moet je hiervoor een keuze maken qua techniek. Je kan kiezen voor een standaard Twelve pas, of je kan kiezen voor één van onze gepersonaliseerde passen.

Type 1: standaardpas Twelve

• Pasnummer
• CVC code
• QR code

De standaard Twelve pas ken je wellicht wel. Deze pas hebben de meesten ontvangen toen onze kassa werd geplaatst. Deze pas wordt door Twelve ingeladen en geactiveerd. De combinatie van de CVC code met het pasnummer maakt dat wanneer een lid de pas krijgt/koopt, hij/zij naar www.mijnkniponline.nl gaat en kiest voor “registreren”. Hierna komt het lid in een veld waar hij/zij al zijn/haar gegevens kan invullen. Het lid kan je nu in de beheeromgeving terug vinden onder de tabbladen passen en rekeningen.

Type 2: CVC code pas

• Eigen uitstraling
• Pasnummer
• CVC code
• QR code (optioneel)

De CVC code pas heeft naast een pasnummer en vanzelfsprekend een CVC code, ook eventueel een QR-code. Het verschil met onze standaard Twelve pas is dat deze geheel naar eigen wens ontworpen kan worden. Om deze pas te personaliseren hebben wij het volgende van jullie nodig:

• Logo organisatie
• Logo eventuele sponsoren
• Eigen kleuren
• Eventueel ander beeldmateriaal

Deze pas kies je als je bijvoorbeeld een X aantal passen wilt bestellen en nog niet precies weet aan wie je deze passen wilt verstrekken. De combinatie van de CVC code en het pasnummer zorgen ervoor dat het lid zich, net als bij de standaards Twelve pas, zelf registreren. Op deze manier hoef je als organisatie geen gegevens van gebruikers bij ons aan te leveren. Het enige wat wij nodig hebben van je is het aantal te bestellen passen.

Type 3: Volledig gepersonaliseerde betaalpas

• Pasnummer
• Naam
• Overige persoonlijke gegevens (denk aan geboortedatum e.d.)
• QR code
• Eventuele andere gegevens

Voor pastype 3 kan je kiezen wanneer je iedereen van de organisatie een pas wilt aanbieden. Op deze pas kan alle informatie van leden komen te staan die jullie als organisatie willen zien. Denk hierbij aan een Geboortedatum, teamnaam, lidnummer e.d.. Wanneer je voor pastype 3 kiest hebben wij een excel bestand nodig met alle gegevens die jullie op de pas willen hebben. Daarnaast hebben wij ook de e-mailadressen nodig van al deze toekomstige pasgebruikers. Vraag ons om dit standaard document zodat je zeker weet dat je op de juiste manier de gegevens bij ons aanlevert. Voor hockeyverenigingen hebben wij een koppeling met Ledenadministratieprogramma LISA, indien jullie hier gebruik van zouden willen maken, vraag ons hiernaar. Wanneer er wordt betaald met deze gepersonaliseerde pas bij de organisatie, verschijnen de gegevens van deze persoon ook op de kassa.

Ook voor deze pas hebben wij het volgende van jullie nodig om een ontwerp te laten maken:

• Logo organisatie
• Logo eventuele sponsoren
• Huisstijl kleuren
• Eventueel ander beeldmateriaal

De QR code;

De QR-Code kan naar jouw wens wel of niet op de pas worden gedrukt. De QR-Code ziet er zo uit:

Scan bovenstaande QR-code met een QR-code reader om te zien hoe het werkt!

Het grote voordeel van de QR-code is dat deze met een SmartPhone kan worden uitgelezen waarna direct het saldo van de betaalpas op het telefoonscherm wordt weergegeven.

1C. Distributie

De distributie van de passen kan op verschillende manieren. De passen kunnen op een brief worden geplakt en naar de klanten thuis worden gestuurd. Maar de passen kunnen ook naar de contactpersoon binnen de organisatie worden gestuurd waarna de organisatie de distributie verder oppakt.

Nadat de distributie van de passen is verzorgd stuurt Twelve, indien gewenst, de eerste keer een e-mail naar de gebruikers met hun inloggegevens. Vervolgens zal aan de organisatie worden uitgelegd hoe zij dit de volgende keer zelf kunnen verzorgen. Deze e-mail kan gepersonaliseerd worden.

Nadat de distributie van de passen is verzorgd stuurt Twelve, bij pastype 3, een e-mail naar de gebruikers met hun inloggegevens. Deze e-mail kan gepersonaliseerd worden.

Leden informeren omtrent betaalpassen;

Om van het pasgebruik een succes te maken is het van belang dat de gebruikers goed geïnformeerd worden. Er zijn meerdere manieren om dit te doen:

• Een brief bij de betaalpassen wanneer ze worden verzonden;
• Een bericht op de website over de betaalpassen. Hier kan je ook onze FAQ plaatsen;

Uiteraard zit er een verschil in kosten tussen het versturen van de betaalpassen naar de gebruikers thuis en in 1 batch naar de contactpersoon binnen de organisatie.

1D. Ontwerp en data

Nadat je een keuze hebt gemaakt over het type pas dat je wilt gaan gebruiken, zal er een ontwerp worden gemaakt. Wanneer dit ontwerp wordt goedgekeurd, gaan het ontwerp en de gegevens die op de pas moeten naar de drukker. De drukker stuurt ongeveer na 1 week een foto van de eerste pas. Deze foto wordt naar de contactpersoon binnen de organisatie doorgezet zodat hij/zij hierop akkoord kan geven. Wanneer er akkoord is gegeven, wordt de hele bestelling gedrukt.

1E. Opwaardeerovereenkomst

Het geld dat de pasgebruiker via iDEAL op zijn/ haar pas zet wordt via Pay.nl één keer per maand naar de rekening van de organisatie overgemaakt (tegen een vergoeding kan worden ingesteld dat dit wekelijks gebeurt). Om dit mogelijk te maken hebben wij een getekende opwaardeerovereenkomst nodig. In deze opwaardeerovereenkomst staan onder andere de kosten voor online opwaarderen en de manieren waarop er online opgewaardeerd kan worden. Deze opwaardeerovereenkomst is meegestuurd in de KNIP module implementatiemail. Indien je deze overeenkomst niet hebt gehad, vraag hier naar bij één van onze collega's.

Fase 2: De onderhoudsfase

Het is van belang dat er bij de organisatie één contactpersoon is voor de betaalpas. Hij/zij zal zich over de volgende punten moeten buigen:

1. Betaalpas aanvragen voor nieuwe gebruikers en voor niet-gebruikers bijvoorbeeld ouders;
2. Betaalpas voor gebruikers die hem kwijtraken;
3. Vragen van gebruikers afhandelen en gewenste veranderingen invoeren in de backoffice.

Stimuleren betaalpas gebruik;

Om het gebruik van de betaalpas te stimuleren is allereerst goede communicatie van groot belang. Naast een goede communicatie zijn er voordelen aan de pas te hangen.

Zo kan er ingesteld worden dat de pasgebruikers bijvoorbeeld 5% korting krijgen wanneer er consumpties worden afgerekend met de betaalpas. Wat ook een mogelijkheid is, is dat er een bonus hangt aan het online opwaarderen. Stel er wordt €20,- opgewaardeerd, dan ontvangt de gebruiker bijvoorbeeld 10% extra bestedingstegoed, dus €22,- aan credits op zijn pas.

Vrijwilligers;

Voor vrijwilligers zijn er twee mogelijkheden:

- Mogelijkheid 1: De gewone betaalpas

Incidenteel een bedrag weggeven, bijvoorbeeld 1 keer per jaar €100,-

• Geef gebruikers tegoed op hun betaalpas;
• Handmatig bijboeken via de beheeromgeving;
• Dit wordt bij het afrekenen gezien als omzet;
• Dus de ‘opwaardering’ > mutaties rekeningen >handmatig bij; dient boekhoudkundig (weg) geboekt te worden.

 

• Mogelijkheid 2: De no-sale pas

Structureel:

• Werk met no-sale passen;
• Persoonlijk ‘budget’;
• Budgetteren d.m.v. limiet;
• In de hoofdrapportage zie je direct hoeveel er uitgegeven is per commissie;
• Geef deze passen een limiet zodat je in de uitstaande tegoedenrapportage duidelijk ziet wat ‘vooruitbetaald tegoed’ is en wat ‘weggegeven tegoed’ is.