Je kan op twee verschillende manieren in het voorraadbeheer een bestelling uitvoeren. Hieronder wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je dit kan doen.

Als je van te voren 'Leveranciers' hebt ingesteld dan kan je hen automatisch via ons systeem mailen. Je kan er ook voor kiezen om zelf je inkoop te doen bij een plaatselijke supermarkt of groothandel en hier een uitdraai van te maken. 

Stap 1. Ga in de beheeromgeving naar het tabblad Voorraadbeheer > Voorraad en kies voor de optie 'Nieuwe bestellijst'.

• Je komt vervolgens automatisch in de volgende pagina terecht Voorraadbeheer > Inkoop. Hier worden alle inkoopproducten weergegeven. 

Stap 2. Er wordt automatisch een besteladvies gegeven aan de hand van de ingevoerde minimale voorraad. Dit besteladvies kan worden verwijderd door te klikken op 'besteladvies niet tonen'. Vul aanvullend bij elk inkoopproduct 'Aantal te bestellen inkoopproducten' de gewenste aantallen in.

In het veld 'Opmerking bij bestelling' (bovenaan) kan je eventueel een opmerking toevoegen voor je eigen administratie.

Stap 3. Klik hierna op 'Bevestigen'.

Stap 4. Je komt in het volgende scherm terecht Voorraadbeheer > Inkooptransacties:

Controleer je bestelling en vul eventuele kortingsacties in. Bij 'Opmerkingen voor in de e-mail' kan je eventuele opmerkingen toevoegen aan de e-mail aan je leverancier bijvoorbeeld een gewenste levertijd indien mogelijk.

Stap 5. Als je leveranciers hebt toegevoegd met een e-mailadres dan kun je bij het doorvoeren van je bestelling kiezen voor de optie 'Email de bestelling naar leverancier'.  

Indien je deze optie niet ziet dan is het goed mogelijk dat je meerdere leveranciers in 1 bestelling hebt opgenomen waarvan geen e-mailadres bekend is. Je kan dan het beste de bestelling per leverancier opvoeren.

Ga je zelf de boodschappen halen dan kan je een export maken. Kies dan voor de optie 'Exporteer bestellijst naar Excel'. 

De optie 'Direct ophogen van de voorraad' gebruik je alleen als je achteraf een binnengekomen bestelling nog moet doorvoeren. 

Stap 6. Wanneer de bestelling op locatie is binnengekomen ga je naar het tabblad Voorraadbeheer > Bestellingen. Hier vind je de bestellingen die zijn gedaan per leverancier. 

Stap 7. Door op het bewerkpotloodje te klikken kom je in het volgende scherm en kan je hier de gewenste keuze doorvoeren.

Je kunt 4 keuzes doorvoeren:

• Geannuleerd; deze optie gebruik je als de bestelling volledig is of wordt geannuleerd.
• Aangemaakt; deze optie zie je wanneer de bestelling is aangemaakt.
• Bevestigd; wanneer je per e-mail de bestelling hebt opgestuurd naar je leverancier dan staat de status automatisch op bevestigd. Je kan de handmatig aangemaakte bestelling ook wijzigen in bevestigd, uiteraard als je bestelling ook compleet is.
• Incompleet;  missen er nog inkoopproducten na levering dan kan je dat ook aangeven met deze optie. Wanneer je producten mist kan je de aantallen wijzigen in de kolom 'ontvangen'. 

Emballageproducten

Wanneer je emballageproducten hebt aangemaakt, kan je hier ook invullen hoeveel emballageproducten er zijn geleverd en retour zijn genomen. Als je op 'opslaan' klikt, wordt de bestelling verwerkt.